พักหลังๆมานี่แอดสร้าง Workflow ให้กับบริษัทเยอะมาก โดยมี point ที่สำคัญเลยคือ เพื่อสร้างระบบการทำงานให้ชัดเจน (กันเอาไว้ เพื่อที่แอดจะได้ไม่มาเหนื่อยทีหลัง 555+)
แอดเลยอยากจะมาแชร์สิ่งที่เรียกว่า Workflow ให้ทุกคนได้รู้จักกันผ่านบทความนี้
.
.
เริ่ม!
หลายๆคน พอได้ทำงานไปสักระยะ ยิ่งถ้าเป็นบริษัทที่เป็นสายเทคแล้วล่ะก็
เราคงจะได้ยินคำว่า Workflow มาไม่น้อย
“Workflow ของเครื่องมือนี้ เป็นยังไง ?”
เราในฐานะคนทำงานหน้าใหม่ หรือจะเป็นคนทำงานหน้าเก่า
ที่ไม่ได้อยากจะสนใจเรื่องนี้เลย
ก็อาจจะต้องทำความรู้จักกับคำนี้ไว้บ้างก็น่าจะดีไหมครับ ?
(อย่าว่าแบบนั้นแบบนี้เลย แอดคนนึงละ กว่าจะเข้าใจจริงๆ ก็ตอนที่ทำงานไปได้ประมาน 4 ปี 555+)
ความหมายของคำว่า Workflow
ก่อนที่จะไปถึงความหมายโดยรวมของคำว่า Data Analytics Workflow
แอดอยากจะให้ทุกคนทำความรู้จักคำว่า Workflow ในภาพรวมกันก่อน
คำๆนี้ หมายความว่ายังไง
Workflow ความหมายของมันก็ตรงตัวเลย Work + Flow
ถ้าจะแปลเป็นภาษาไทย ก็แปลจากหลังไปหน้า (ครูภาษาอังกฤษแอดสอนเอาไว้ 555+)
เราจะได้ความหมายที่พอจะเห็นภาพได้ว่าคำนี้แปลว่าอะไร
มันแปลว่า วิธี/ขั้นตอนในการทำงาน
ก็ไม่ได้เห็นจะมีอะไรพิเศษตรงไหนเลย ใช่ไหมครับ ?
(แอดมั่นใจเลยว่าต้องมีบางคนคิดแบบนี้!)
แต่เดี๋ยวก่อน มันมีอะไรที่มากกว่านั้น
ขอพื้นที่ให้แอดได้อธิบายสักนิด
Workflow
เป็นกระบวนการสำหรับการทำงานในงานใดงานหนึ่ง โดยมีเป้าหมายเพื่อให้งานนั้นเสร็จสมบูรณ์ หรือถึงเป้าหมาย โดยที่ มีอุปสรรคให้น้อยที่สุด
.
กระบวนการที่ว่านี้ จะถูกวางเอาไว้อย่างเป็นระบบ เป็นระเบียบ
มีลำดับขั้นตอนที่ชัดเจน
เพื่อให้การทำงานนั้นมีประสิทธิภาพ + ความชัดเจนในสิ่งที่ทำ
ถ้าเราพูดถึงขั้นตอนการทำงาน แอดขอยกตัวอย่าง เช่น Workflow ง่ายๆทั่วไป อย่างการสร้างเอกสารบางอย่างจากบริษัท
ซึ่งเราน่าจะได้ Simple Workflow เป็นแบบนี้
เห็นภาพแบบไวๆแล้วใช่ไหมครับ
พูดง่ายๆเลยก็คือ Workflow เป็นกระบวนการทำงาน ตั้งแต่ตั้นงานยันจบงาน มีลำดับและขั้นตอนที่ชัดเจน เพื่อช่วยให้การทำงานของเรานั้นมีประสิทธิภาพมากที่สุด
Data Analytics Workflow
อ่าน workflow ข้างบนจบแล้ว อย่าพึ่งปิดทิ้ง! 555
ยังมีเนื้อหาที่น่าสนใจอีกเยอะรออยู่ (ใจเย็นๆ)
Workflow สำหรับการทำ Data Analytics นั้น
ถ้าจะบอกว่ามันกว้าง มันก็กว้าง
แต่ถ้าจะบอกว่ามันไม่ได้กว้างอย่างที่คิด มันก็ใช่ (เอ้ะยังไง 🤔)
มันขึ้นอยู่กับการทำงานของบริษัท / จำนวนคนในทีม และปัจจัยอื่นๆด้วย
/se
ความหมายของ Data Analytics Workflow
เป็นกระบวนการทำ Data Analytics ตั้งแต่เริ่มไปจนจบ
โดยถูกวางเอาไว้อย่างเป็นระบบ มีเป้าหมายเพื่อเอา insight จากข้อมูลที่เรามีออกมาปรับใช้กับธุรกิจ (เกิด Action ในขั้นตอนสุดท้าย)
แอดขอยกตัวอย่างให้สำหรับบทความนี้
ขอเอาตัว Guideline ที่เป็นตัว Standard มาแชร์ให้กับทุกคนละกันนะครับ
หน้าตาของ Workflow สำหรับการทำ Data Analytics จะได้ประมาณนี้
เห็นภาพไวๆคือระบุปัญหา แล้วสุดท้ายคือนำเสนอวิธีการแก้ปัญหาผ่านข้อมูลนั้นด้วย Report, Dashboard หรืออะไรก็ตาม
Workflow นี้คือเป็นเหมือน Standard guideline ของทุกบริษัท ทุกองค์กร ที่ใช้ Data ในการช่วยแก้ไขปัญหาธุรกิจได้เป็นอย่างดี
(แต่บางองค์กรนี้ก็อาจจะไม่ได้ follow ตาม process นี้เสมอไป ซึ่งก็ไม่ได้ผิดอะไรนะครับ เพราะเป็นเรื่องขององค์กร หรือบริษัทเลย ฮ่าๆ)
ทำไมต้องใช้ Workflow
1 เหตุผลสำคัญที่ต้องเราต้องใช้ workflow ในการทำงานนั้น ก็เพื่อที่จะได้มี standard ของกระบวนการในการทำงานที่ชัดเจนครับ
โดยเฉพาะการทำงาน Data Analytics
การทำงานด้าน Analytics นั้น ลำพังตัวแอดเอง ที่บางครั้งต้อง Handle กับข้อมูลจำนวนมากๆ ก็จะเกิดอาการ blank ในสมองอยู่บ่อยๆ (อารมณ์ที่ว่าตอนนี้เรากำลังทำอะไรอยู่ เราถึงขั้นตอนไหนแล้วนิ 555 หลุดตอนทำงานเฉยเลย)
แต่ point ที่จะสามารถอธิบายตรงนี้ได้ชัดเจนเลยก็คือ
“ยิ่งทีมใหญ่มากแค่ไหน Workflow ยิ่งสำคัญมากเท่านั้น”
ยกตัวอย่างให้เห็นภาพมากขึ้น
คน 1 คน Handle ทุก Data ในองค์กร มันก็อาจจะครบจบ – One man show
ถ้าเรามีอะไร เราก็สามารถถามคนนี้ได้เลย (ตัวแอดในปัจจุบันเลย 555 ตรูอีกแล้วสินะ)
แต่ถ้าทีมเรามีมากกว่า 1 คนล่ะ ?
Workflow จะเข้ามาช่วยให้ทีมของเรารู้ว่า
จุดไหนที่เรากำลังทำอยู่ + จุดไหนที่เราลืมมันไป
ซึ่ง Tech tool ที่เข้ามาช่วยในการทำงานประเภทนี้ ก็มีเยอะมากในปัจจุบัน
Software ที่เป็น project management tool อย่างเช่น Trello, ClickUp, Asana, Todoist จึงเติบโตเป็นพลุแตก
เพราะด้วยความที่มันเป็นยุค Load of information ด้วย
มนุษย์ทำงาน อาจหลงทางได้ง่าย โฟกัสได้น้อยลง เพราะว่ามีอะไรรอบตัวเยอะแยะเต็มไปหมด (ที่ดึงความสนใจของเราออกไปจากสิ่งที่เรากำลังทำ เช่น งานที่อยู่ตรงหน้า)
แต่ก่อนเราจะไปที่ Software ได้
เราก็ต้องเข้าใจใน Basic อย่างการเขียน Workflow ก่อน เพื่อที่จะไปลงรายละเอียดโดยการใช้พวก Tool อย่าง Project Management ใช่ไหมครับ ?
ใครบ้างที่ต้องใช้ Workflow
หลักๆเลยคือคนที่เป็น Team leader รวมไปถึงลูกทีม
Workflow ที่ดีจะช่วยให้หัวหน้าทีมสามารถ monitor ได้ว่า
จุดไหนของกระบวนการที่อาจจะกำลังช้า หรือว่ามีปัญหา
จุดไหนที่อาจจะสามารถสปริ้นท์ได้
หรือว่าจุดไหนที่สามารถตัดออกไปเพื่อลดกระบวนการในการทำงานนั้น
พอเราเจาะย่อยไปจนถึงในระดับสายงาน Data
คนที่เป็น Project manager (หรือว่า คนที่คอย animate กระบวนการที่ทำให้ product กับลูกค้า)
สามารถใช้ workflow เป็นตัวกำหนดว่า ในโปรเจคที่ทำอยู่นั้น จุดไหนต้องระวังเป็นพิเศษ
หรือจุดไหนที่สามารถเร่งทำได้ แล้ว rotate man power ไปใน workflow จุดอื่น
สำหรับลูกทีม เป็นเหมือนกับคนที่อยู่ในส่วนประกอบของโปรเจค การที่เรารู้ว่าเราอยู่ในจุดไหนของ workflow นั้น สามารถที่จะ perform task ในงานที่เราทำนั้นได้เป็นอย่างดี
หรือที่เราเรียกกันง่ายๆว่า “รู้หน้าที่”
วิธีการสร้าง Workflow
เริ่มต้นง่ายๆก่อนเลย แค่เพียงกระดาษและดินสอ (ขลังสุดๆละ แอดว่า 😂)
ร่างมันออกมา ผ่านกระดาษก่อน
ว่าเราอยากที่จะให้ workflow ของเราหน้าตาเป็นแบบไหน
Workflow ที่ดี ต้อง simple และเอาไปใช้ได้จริง
ให้ลองเขียนออกมาตั้งแต่ Step ที่ 0 (ขั้นตอนเตรียมตัว) ไปจนสุดท้าย
แต่แอดอยากจะบอก Tip อย่างหนึ่งให้
แอดใช้ Tip นี้บ่อยมากเวลาจะสร้าง Workflow
โดยแอดจะเริ่มที่ปลายทางก่อน (เริ่มจาก Product หรือไม่ก็สิ่งที่แอดอยากจะเห็นก่อน)
จากนั้นก็ค่อยๆเริ่มย้อนไปทีละนิดว่าแอดต้องทำอะไร
ถึงจะมาถึงปลายทางอย่างที่คิดไว้
“ลองใช้เทคนิคการคิดย้อนกลับ จะทำให้เราเข้าใจว่าจุดไหนจำเป็น จุดไหนไม่จำเป็นได้ดีขึ้น”
10 > 9 > 8 > 7 อะไรแบบนี้
หรือถ้าไม่ถนัด จะกลับไปเริ่มที่ 0 ก็ไม่มีใครว่าเลยฮะ (แล้วแต่ความชอบของคนล้วนๆ)
Workflow ที่ดีไม่ควรที่จะยาวจนเกินไป
มันแสดงให้เห็นว่ากระบวนการทำงานของเรานั้นมันหลายขั้นตอนเกินไป
เกิน 7 block แอดก็เริ่มปวดหัวแล้ว 😂
หลังจากที่ทำในกระดาษเสร็จ ได้ภาพร่างที่สมบูรณ์ ก็ได้เวลา Digitize มันแล้ว
แอดใช้นี่เลย platform ฟรีๆอย่าง Whiteboard ของ Miro
ที่แอดใช้ทุกครั้งเวลาทำ Flow ต่างๆ ใช้งานง่ายมาก หน้าตาก็ Simple สุดๆ แต่โครตมีประสิทธิภาพเลย
ภาพข้างบน, Script ไอเดียต่างๆเวลาที่แอดเอาไปทำเนื้อหาใน Youtube ก็ได้เจ้าเครื่องมือนี้นี่แหละฮะ ที่ทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสุดๆ
สรุป
เวลาที่มีไอเดียต่างๆฟุ้งอยู่ในหัว
แล้วอยากจะทำให้ idea นั้นกลายเป็นจริง
ยกตัวอย่างเวลาที่แอดต้องการสร้าง Workflow ให้กับบริษัท ซึ่งเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างมากในการทำงานในระดับ Senior level เพื่อเป็นการป้องกันไม่ให้เกิดปัญหา หรือว่าลดปัญหาขั้นตอนในการทำงานที่ไม่จำเป็นออกไป
Workflow จะช่วยให้การทำงานของทีมเรา ทำงานได้ง่ายขึ้นมากๆ
ทั้งยังมีเครื่องมือมากมายที่จะช่วยเราสร้าง Workflow ที่เหมาะสมและสวยงาม
แต่สิ่งที่แอดคิดว่าสำคัญมากไปกว่านั้น
คือการที่เรารู้ว่า Workflow ที่เราสร้างนั้นสร้างคุณค่าอะไรให้กับองค์กรในระยะยาวด้วยมากกว่า
(ขอจบแบบเท่ๆละกันฮะสำหรับบทความนี้ 🤫)
Leave a Reply