แค่ทำบันทึกรายจ่าย ก็เข้าใจเรื่อง Data Analysis ได้แล้ว

เขียนเรื่องอะไร ก็ไม่สนุกเท่าเรื่องการเงินครับ 5555+ ยิ่งรอบนี้ต้องเอามาประยุกต์ด้วยกันด้วย

สวัสดีนักอ่านทุกคนอีกเช่นเคยนะครับ เป็นยังไงกันบ้างกับอาทิตย์ที่ผ่านมา และมันก็กำลังจะผ่านไป ? หวังว่าทุกคนจะสบายดีไม่เจ็บไม่ป่วยกันนะ

อีก 1 สัปดาห์หลังจากนี้ก เราก็จะเข้าสู่เดือนที่ 9 ของปีกันละ! (ไวจัดเลย)

จุดเริ่มต้น

ย้อนกลับไปเมื่อปีที่แล้ว แอดได้เริ่มทำสิ่งที่เรียกว่า “บันทึกรายจ่าย” แบบจริงจัง โดยใช้เครื่องมือสุดใกล้ตัวที่ใครๆก็รู้จักอย่างเจ้า “Google Sheet” ครับ (ใช่แล้ว ฟังไม่ผิด ตัวนี้นี่แหละ 555+)

คือช่วงก่อนหน้า หลายต่อหลายปี ระหว่างปีใดๆที่ผ่านมาในชีวิตของการทำงาน การบริหารการเงินส่วนบุคคลนี่ ถือว่าเป็นอะไรที่ค่อยข้างจะ “สำคัญมาก” เพราะมันเป็นการตัดสินอนาคตของตัวเองได้เลยว่า “วันข้างหน้าของเราจะเป็นยังไงต่อ”

และแน่นอนว่า “การทำบันทึกรายจ่าย” เป็น a part ที่มีความสำคัญของเรื่องนี้เลยล่ะครับ

ทำไมถึงต้อง “บันทึกรายจ่าย” รายรับไปไหน

ใช่ไหมครับ อย่าว่าแต่คนอ่านเลย ตัวแอดเองก็สงสัยตัวเองเหมือนกันว่าทำไมถึงแค่บันทึกรายจ่ายอย่างเดียว ? แล้วรายรับไม่สำคัญเหรอ

สำคัญสิครับ!

แต่ประเด็นก็คือ รายรับไม่ได้มีการเคลื่อนไหวบ่อยๆ เหมือนกับ “รายจ่าย” น่ะสิ

จริงมั้ย ??????

แอดเริ่มต้นชีวิตการทำงานมาด้วยการเป็นมนุษย์เงินเดือนมาตลอด (ทุกวันนี้ก็ยังเป็นอยู่ เหมือนทุกคนนี่แหละ 5555) เงินมันเข้าแค่ตอนสิ้นเดือนครั้งเดียวเลย และหลังจากนั้น เรานี่แหละครับที่ต้องเป็นคน manage มันทั้งหมด

และแน่นอนว่า on the way หลังจากนั้น “จ่ายล้วนๆ!”

นี่แหละครับ ถึงเป็นที่มาว่าทำไมถึงเรียกว่าเป็น .. “บันทึกรายจ่าย”

เข้าเรื่อง Data ในส่วนแรก คือ Data Collection

Data collection หรือเรียกกันง่ายๆว่า การเก็บข้อมูล ครับ (ง่ายไหมล่ะ 5555)

ต้องเสริมนิดนึงก่อน ก่อนจะมา part นี้ได้ มันก็ต้องมีการคิด คุยกับตัวเองระดับนึงก่อนนะครับ ว่าหลังจากนี้ เราจะใส่ใจกับทุกบาททุกสตางค์ของเรา ที่เราได้ใช้ไปในแต่ละวัน ว่าเงินมันไปไหน มันหมดไปกับอะไรบ้าง ในแต่ละวัน แต่ละเดือน

คุยแบบจริงใจ และซื่อสัตย์กับตัวเองนะครับ อย่าเนียนลืมล่ะ

เพราะมันค่อนข้างจะจุกจิกและรำคาญใจตัวเองในช่วงแรกมากๆ ว่าแบบทำไมแค่จ่ายเงินออกไปแล้วก็ช่างมันไม่ได้เหรอ (ได้ฮะ ชีวิตของเรา เราเลือกเลย)

แต่อย่าลืมนะ เพราะเราใช้ชีวิตแบบนั้นมาตลอด ผลลัพธ์ก็คือตอนนี้แหละครับ ตอนที่กำลังสงสัยว่าทำงานมาตั้งนาน เงินไปไหนหมดนะ (เงินไปไหนหมด เนี่ย ตอบมาสิ ไหนล่ะข้อมูล …. ตอบไม่ได้ล่ะสิ้)

ป่ะๆ ได้เวลาทำที่เก็บข้อมูลกันละ!

แอด table ง่ายๆ ไม่ซับซ้อนอะไรเลย (แต่ช่วงแรกนี่ advance จัดๆ จนไม่ชอบเอง minimal นี่แหละคือ the best ละ)

โดย table จะประกอบไปด้วย

1. วันที่จ่าย (ใครจะบันทึกเวลาด้วยก็แล้วแต่ แต่แอดคิดว่ามันจุกจิกไป)
2. รายละเอียดการจ่าย (เขียนอะไรก็ได้ ชื่อเมนูอาหารใดๆ)
3. หมวดหมู่อะไร (อาหาร ร้านอาหาร ขนม กาแฟ หรือแกฟะ เอ้ะๆ)
4. จ่ายแบบไหน (โอน บัตร เงินสด)
5. สถานที่ที่จ่าย (เพราะบางครั้งลืมว่าตัวเองใช้เงินนี้ที่ไหน)

มันเลยได้หน้าตาของ table ออกมาเป็นประมานนี้

ทีนี้ เราก็ได้ที่เก็บข้อมูลทุกๆครั้ง ที่เราใช้จ่ายเงินออกไปละ!

หน้าที่เราหลังจากนี้ก็ “แค่ต้องบันทึก” ในทุกๆครั้งที่มีการจ่ายเงินออกไป

1 วันผ่านไป ไม่ได้มีอะไรเกิดขึ้น แต่รอสัก 1 สัปดาห์ดู

ตอนที่ทำแรกๆ มันอาจจะมีอาการที่เรียกว่ารำคาญใจอยู่บ้างนะครับ แอดบอกเลย เพราะมันเป็นสิ่งที่ค่อนข้างจะขัดกับความรู้สึกเป็นอย่างมาก

เพราะด้วยความที่เราใช้เงินไปเพื่อที่จะต้องการ “ซื้อความสุข” ใช่ไหมครับ แต่พอกลับมาจด แอดรู้สึกว่าบางอย่างที่จดมันไม่ใช่ความสุขน่ะสิ 5555

มันค่อนข้างที่จะเป็นการซื้อ การจ่ายไปด้วยอารมณ์ ที่ไม่ค่อยมีสติซะมากกว่า

นั่นแหละ อันนั้นอีกประเด็น

หลังจากที่บันทึกไปได้ครบ 1 สัปดาห์ก็จะได้เวลาครับ มาลองดูกันว่าใน 1 สัปดาห์ที่ผ่านไป เราใช้เงินยังไงกันบ้างดีกว่า

พอเปิดตารางมา เราก็จะเห็นว่า เรามีการจดเยอะเต็มไปหมดใช่ไหมครับ ตอนนี้ก็ได้เวลาละล่ะ ที่จะใช้เครื่องมือสุดเทพ ที่ใครๆก็รู้จัก (หรืออาจจะไม่รู้จัก ก็ไม่ว่ากัน) อย่างเจ้าตัว Pivot table กันแล้ว!

เราจะทำการสรุปว่าใน 1 สัปดาห์ที่ผ่านมา เราใช้เงินไปกับอะไรบ้าง โดยใช้ทำแค่เพียงลาก + วางสิ่งที่เราอยากรู้ อย่างเช่น ลากหมวดหมู่ + จำนวนเงินในหมวดหมู่นั้นที่เราใช้ไป

มันก็จะได้หน้าตาประมานนี้

พอได้สรุป 2 columns นี้เรียบร้อย อยากจะเห็นภาพให้มันชัดขึ้น หลังจากนี้ก็ง่ายและ คลิ้กคลุม + กดรูป icon เล็กๆที่เป็นรูปกราฟก็ได้

แต่เอาเข้าจริงมีวิธีที่ง่ายกว่านี้อีกนะ สวยกว่าด้วย ไม่ซับซ้อน

แอดใช้ Looker เลย 55555 เพราะด้วยความที่ใช้ Mac เลยไม่สามารถใช้ Power BI ในการทำ Dashboard แบบเท่ๆ cool cool ได้ ก็เลยจบที่ Looker อาจจะช้านิดหน่อย แต่ก็โอเคแล้ว สำหรับการ visualize ข้อมูลการเงินของตัวเอง

มันก็จะได้หน้าตาแบบนี้ แบบไวๆก่อน ซึ่งอยากให้ทุกคนไปลองทำกันดู ผ่านเครื่องมือนี้

ซึ่งแอดก็ทำการเชื่อมข้อมูลจาก google sheet ตรงมาที่ Lookers เลย เพราะว่าเค้าก็มี eco system ระหว่างกันอยู่แล้ว มันเลยค่อนข้างจะ easy มากๆ

วิธีที่จะเชื่อมข้อมูลจาก google sheet ของเราที่ใช้ในการเก็บข้อมูลการใช้จ่าย ให้มันวิ่งตรงไปที่ Lookers กดไปที่ตรงนี้เลย

หลังจากนั้นก็ไปหมุนๆ ปรับๆ ลองนั่นนี่กันได้เลยนะ ไปลองเองเลย จะได้เก่งๆ!

ละยังไงต่อ เกี่ยวอะไรกับ Data Analytics

ลองผ่านไปสัก 2 อาทิตย์ เราก็จะมีข้อมูลเทียบกันระหว่าง 2 period of time ละ เพื่อที่จะได้ monitor ตัวเองได้อย่างชัดเจนมากขึ้นว่าเอ้ะ (เอ้ะแล้วนะ) เงินของเราเนี่ย มันไปกองอยู่ที่ไหน อยู่กับเรื่องอะไร แล้วเป็นเรื่องที่มันจำเป็นกับเราจริงๆไหม ?

เหมือนกับ Sales Analytics เลยครับ ที่แอดได้ทำตอนทำงานในฐานะ Finance and accounting specialist ขององค์กร (ยศฐาซะละ 55555 น่าตบตัวเองชะมัด)

พอเราเห็นข้อมูล > เราเปรียบเทียบ > เราวิเคราะห์ > เรา come up ด้วยแผนอันใหม่ > เราลงมือ > เกิดการเปลี่ยนแปลง

เห็นไหมครับ ว่าถ้าเราไม่มีข้อมูลมาตั้งแต่แรก กระบวนการที่แอดเล่ามาเขียนเป็น > ไปเรื่อยๆคงไม่เกิดขึ้น

มันคล้ายกับงานของ Data Analyst มากเลยนะครับ ที่มันต้องเริ่มต้นด้วยปัญหา จบด้วยการลงมือทำเพื่อเปลี่ยนแปลง โดยเราใช้ Data เป็น Key หลักของการเปลี่ยนแปลงที่แอดพึ่งพูดถึงไป

ครบ 1 ปีที่ได้ลองใช้มา

“Simple is real”

อันนี้จริงมากๆเลยครับ อย่าไปพยายามสร้างที่เก็บข้อมูลที่มัน fancy หรือ visualize อะไรที่มันทำให้เราไม่ได้ประโยชน์อะไรจากมันเลย เพราะในกรณีนี้ แอดสร้างมันขึ้นมาเพื่อใช้เอง monitor เอง แอดเลยเป็นเหมือนกับ user ที่ต้องคอยใช้งาน dashboard +กับ คอยใส่ข้อมูลทั้งหมด

ตอนที่มัน fancy มากๆ แอดจะไม่อยากใช้เลย มันแบบวุ่นวายมากๆ ตรงนั้นก็ต้องใส่ ตรงนี้ก็ต้องดู เริ่มไม่ตรงกับ purpose ที่เราสร้างมันขึ้นมา จากการทดลองแล้ว ทดลองอีก เปลี่ยนแล้ว เปลี่ยนอีก (เพราะชีวิตคือการทดลองสุดๆ 5555) ตัว dashboard นี่เจ๊งแล้วเจ๊งอีก กว่าจะมาเจออันที่ลงตัวอย่างทุกวันนี้

เจ็บและวุ่นวายพอตัว จนอยากจะล้มเลิกมันซะ 5555+

ทำให้มันเรียบง่าย ให้มากที่สุดครับ บวกกับตรงกับความเป็นตัวของเราให้มากที่สุดด้วย นั่นจะทำให้เราอยากใช้มันไปตลอด

ได้อะไรบ้าง จากการทดลองนี้

ได้รู้ตัวเองเลยว่า เป็นคนกินขนมเยอะมาก 5555555 เครื่องดื่มก็เหมือนกัน แต่ไม่ใช่เครื่องดื่มอย่างกาแฟอะไรแบบนี้นะครับ เป็นเครื่องดื่มหวานๆ สดชื่นๆ อะไรแบบนี้ (น้ำตาลสูงจัด)

เป็นคนที่ไม่ค่อยซื้อเสื้อผ้าเลย ใส่แต่ชุดเดิมๆ 55555

เป็นคนที่ชอบกินมากๆ เลย reflect ตัวเองออกมาได้ดี เพราะตอนเด็กๆแม่ชอบสอนว่า “อะไรก็ไม่สำคัญเท่ากิน กินก่อน อย่างอื่นค่อยว่ากัน” 555555 (ไปโทษแม่อีกละ)

และยังมีรายละเอียดอื่นๆอีกเยอะแยะเลยที่ได้มาจากการแค่นั่งมองกราฟที่มันค่อยๆยาวขึ้น

ดู % growth ของหมวดหมู่นี้ เมื่อเทียบกับเดือนที่แล้ว (ขนมกับเครื่องดื่มนี่ตัวดีเลย) ยิ่งเห็นยิ่งแค้นตัวเอง!

หลังจากนี้ก็เป็นเรื่องของแผนควบคุมแล้วล่ะครับ

“อะไรที่มองไม่เห็น มันจะควบคุมไม่ได้ ถ้าจะควบคุมมันได้ เราต้องมองเห็นก่อน”

เอา quote นี้มาจากไหนไม่รู้ จำไม่ได้ แต่ชอบมาก เพราะจริง! approved

สรุป

ลองทำดูก็ไม่เสียหายอะไรนะครับ เพราะยังไงก็ตาม มันก็เงินเราอยู่แล้ว จะใช้ยังไงมันก็เรื่องของเรา 55555 แต่! มันจะดีกับชีวิตมากกว่า ถ้าเราได้รู้ว่าเงินที่เราใช้ไปนั้น มันได้สร้างความสุขให้กับชีวิตของเราจริงๆ ไม่ได้เกิดขึ้นเพราะมาจากอารมณ์ชั่ววูบ (พอต้องมาจดนี่แหละ ความรู้สึกตอนนั้นมันจะบอกเราเอง)

เครื่องมืออะไรที่มัน fancy เกินไป ไม่ค่อยมีประโยชน์เลยครับ เอาที่มันเหมาะสมกับเรา ไม่มากจนอึดอัด และไม่น้อยจนรู้สึกว่าขาดแรงดึงดูด เท่านี้ก็เพียงพอครับ

ขอให้โชคดีในเรื่องของการเงิน + Data Analytics ในชีวิตนะครับ

ปล. เอาเข้าจริงเรื่องนี้เอาไปทำเป็น project present ได้เลยนะเนี่ย ไม่ได้ fancy แต่โครตจะ impact กับชีวิตคน 1 คนเลย (คนๆนั้น ก็คือ ตัวเรานั่นเองคร้าบ)